Grundlagen für die Arbeit wurden bei der Zukunftskonferenz 2000 gelegt, aus der eine Reihe von Arbeitskreisen hervorging. Mit dem Sprecherrat (der Arbeitskreise), der Koordinierungsgruppe (Sprecherrat plus hauptamtliche Stadträte und Fraktionsvorsitzende der im Parlament vertretenen Parteien) und dem Agendabüro (Agendabeauftragte/r) in der Stadtverwaltung wurden Strukturen geschaffen, um die übergreifenden Prozesse der Agendaarbeit (Bürgerbeteiligung, Politik und Verwaltung) steuern zu können.
Ziele, Aufgaben und Arbeitsweise wurden im Januar 2003 vom Stadtparlament unter dem Titel „Entwurf für ein kommunales Handlungsprogramm“ beschlossen.