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Anlaufstelle für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Der Fachdienst Personalmanagement ist unverzichtbar für die Arbeit unserer Verwaltung und unserer Außenstellen.
13. Oktober 2020

Der Fachdienst Personalmanagement ist unverzichtbar für die Arbeit unserer Verwaltung und unserer Außenstellen wie den Kindergärten und Kindertagesstätten, den Kur- und Servicebetrieb, der Kläranlage, der Feuerwehr und den Friedhof. Der Fachdienst zahlt nicht nur die Gehälter aus, sondern sorgt dafür, dass die personellen und organisatorischen Voraussetzungen in der Stadtverwaltung stimmen, damit die vielseitigen Dienstleistungsangebote der Stadt effizient, serviceorientiert und mit einer hohen Qualität erfüllt werden können.

Samantha Maier hat ihre Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten bei der Stadt Bad Nauheim 2010 begonnen und 2013 als Lehrgangsbeste abgeschlossen. Nach Beendigung der Ausbildung war sie im Fachbereich Stadtentwicklung u.a. für die Abwassergebührenrückerstattung und die gesplittete Abwassergebühr zuständig. Außerdem war sie für diesen Bereich Haushaltsbeauftragte und somit für das Überwachen der Budgets des Fachbereichs mit verantwortlich. In dieser Zeit hat Samantha Maier auch die dreijährige Fortbildung zur Verwaltungsfachwirtin begonnen und im letzten Jahr erfolgreich abgeschlossen.

Seit dem 1. Januar 2019 ist die 28-jährige im Fachdienst Personalmanagement tätig und kümmert sich um die Anliegen der Mitarbeiter*innen der Stadt Bad Nauheim.

Angetan sind die Kolleg*innen nicht nur von ihrer Freundlichkeit, Hilfsbereitschaft und ihrem großen Fachwissen – auch die rosafarbene Vespa, mit der sie bei schönem Wetter zur Arbeit kommt, zieht viele bewundernde Blicke auf sich. In ihrer Freizeit ist sie im Faschingsverein und beim Zumba aktiv.

Samantha, was ist Deine Aufgabe im Fachdienst Personalverwaltung?

Grundsätzlich kann man sagen: Ich betreue die Kolleginnen und Kollegen in allen arbeitsrechtlichen Angelegenheiten - angefangen von der Einstellung bis zum Ausscheiden.

Was heißt das genau?

Ich bin zuständig für die Personalsachbearbeitung und Betreuung der Beschäftigten des Fachbereichs 1 (Zentrale Steuerung und Öffentlichkeitsarbeit), des Fachdienstes 4.1 (Ordnung), Teile des Fachbereichs 5 (Soziales und Kultur), für die Personalratsvorsitzende, die Frauenbeauftragte, Auszubildende, Studenten, Praktikanten und die Kolleginnen und Kollegen sowie die Aushilfen des Zweckverbandes Schwimmbad. Ich berate die Führungskräfte und die Mitarbeiter*innen in den Fachbereichen in individuellen Personalfragen.

Nehmen wir an, jemand fängt neu an ….

Dann kümmere mich um die Vertragsvorbereitungen und erledige die Einstellungsformalitäten. Ich unterrichte den oder die neue Kolleg*in u.a. über unser Zeiterfassungsterminal, beantworte Fragen zum Urlaubsanspruch, zu den vermögenswirksamen Leistungen und erkläre die Vereinbarungen zum Datenschutz und gegen Korruption. Ich fordere außerdem alle benötigten Unterlagen an, wie z.B. unterschriebene Verträge, Führungszeugnis, Sozialversicherungsnachweis, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse, Lohnsteuerdaten, Bankverbindung, die Bescheinigung der ärztlichen Einstellungsuntersuchung, persönliche Daten (Geburtsdatum, Heirat, Kinder etc.). Nach Eingang werden alle Unterlagen in die ebenfalls neu zu erstellende Personalakte geheftet. Auch muss der bzw. die neue Kolleg*in im Abrechnungsprogramm „LOGA“* angelegt werden. Hier wird erfasst, wieviel Stunden gearbeitet werden (also Vollzeit oder Teilzeit), die Gehaltsstufe, befristete oder unbefristete Einstellung und einiges mehr. Wenn während der Beschäftigungszeit z.B. der Vorgesetzte Überstunden anordnet, wird dies auch in dem Programm erfasst.
(*LOGA = Personalwirtschaftsprogramm, das Gehälter berechnet und auszahlt, Zeiterfassungsmanagement, Überstunden dokumentiert und Sonderzahlungen anweist etc.)

Anhand der eingegeben Daten werden dann die entsprechenden Verdienstabrechnungen für die Mitarbeiter*innen erstellt und die Zahlungen der Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer etc. veranlasst. Es ist somit sehr wichtig, dass die Daten sehr sorgfältig und gewissenhaft eingegeben werden. Dies gilt natürlich auch für Änderungen während der Beschäftigung. Eine falsche Eingabe könnte sonst negative Auswirkungen für den Kollegen bzw. die Kollegin haben. Das möchte natürlich keiner.

Das klingt aber ziemlich umfangreich und es muss einiges bedacht werden, oder?

Ja, umfangreich ist das schon (lacht) und das war auch noch nicht alles: Ich informiere die Kollegen der EDV-Abteilung, damit der Arbeitsplatz entsprechend ausgestattet werden kann. Auch ein Türschild muss gefertigt und das interne Organigramm angepasst werden.

Seit April können die Kolleginnen und Kollegen ein JobTicket beantragen. Hierfür bin ich auch zuständig, d.h. ich stelle neue Tickets aus, bearbeite Kündigungen und fertige die Monatsmeldungen für die Abrechnungen an.

Außerdem bin ich seit kurzem stellvertretende Ausbildungsleitung und unterstütze die Ausbildungsleitung u.a. bei den Einstellungsverfahren oder begleite sie zu Ausbildungsmessen.

Und wenn jemand ausscheidet?

Dann kommt die Rolle rückwärts (lacht) und es wird alles wieder abgemeldet. Im Ernst: Hier kommt es darauf an, ob jemand selbst kündigt, gekündigt wird, in Rente geht oder aber sogar verstirbt. Im Normalfall wird bei Kündigung ein Arbeitszeugnis in Absprache mit dem Vorgesetzten vorbereitet. Das Erstellung von abschließenden Arbeitspapieren wie z.B. Entgeltbescheinigungen, Meldebescheinigung zur Zusatzversorgungskasse oder zur Sozialversicherung wird veranlasst und mit anderen Unterlagen (Originalzeugnisse und Sozialversicherungsnachweis) dem bzw. der Mitarbeiter*in ausgehändigt.

Es wird geprüft, ob bzw. wieviel Urlaub oder Zeitguthaben noch abgegolten werden müssen. Und es erfolgt auch hier wieder eine Meldung an die Kollegen der EDV, die dann entsprechend Telefon und Computer wieder umstellen.

Was gefällt Dir an Deiner Aufgabe?

Mir gefällt, dass ich ein umfangreiches Aufgabengebiet bearbeiten darf. Es ist keine stereotype Arbeit und kein Tag gleicht dem anderen. Außerdem schätze ich sehr, dass der Arbeitgeber Fortbildungen jederzeit unterstützt und fördert. Das ist in unserem Aufgabengebiet auch wichtig, denn bei sich ständig ändernden Vorgaben durch Gerichtsurteile oder Gesetzesänderungen, muss man immer auf dem neuesten Stand sein!

Angenehm empfinde ich auch die Möglichkeit des Homeoffice, gerade während der Corona-Zeit. In Zukunft sollen alle Personalakten digitalisiert werden, so dass man auch von zu Hause auf die Akten zugreifen kann. Das macht das Homeoffice noch attraktiver. Ein weiterer positiver Aspekt ist die gleitende Arbeitszeit. Man ist also nicht auf einen starren Dienstbeginn bzw. Dienstende festgelegt, sondern kann sich den Arbeitstag relativ frei gestalten.

Ich habe nette Kolleginnen und Kollegen – auch mit den Vorgesetzten verstehe ich mich gut - ich kann mich nicht beschweren (lacht).

Hast Du noch eine lustige Anekdote für uns?

Anekdote? (überlegt). Nicht direkt. Obwohl eine Geschichte fällt mir doch ein: Man muss bei der Stadt Bad Nauheim sehr flexibel sein - denn ehe man sich’s versieht, findet man sich zusammen mit einer Kollegin und einem Einkaufskorb bei einem Fotoshooting für den Fairtrade-Flyer wieder, dessen Vorderseite man dann auch noch zieren darf. Ich fand es lustig und es hat Spaß gemacht.

Zum Schluss noch einen Ratschlag an Dein 16-jähriges Ich?

In meiner Schulzeit war ich keine Vorzeigeschülerin, erst mit dem Start der Ausbildung hat sich das Blatt komplett gewendet, deshalb sage ich mal – „Sei nicht so faul und lustlos wie mit 16, sondern so engagiert und fleißig wie mit 18. So macht die Schule viel mehr Spaß und du wirst dadurch reifer und selbstbewusster.“

Vielen Dank Samantha!

Wir arbeiten für deine Stadt

500 Menschen arbeiten für die Gesundheitsstadt Bad Nauheim. Einige sehen wir täglich im Stadtgebiet, etwa beim Reinigen der Straßen oder Pflegen der Grünflächen. Viele städtische Beschäftigte arbeiten jedoch im Hintergrund und sind nicht jeden Tag „präsent“. Jeder für sich ist ein bedeutendes Zahnrad im Uhrwerk „Stadtverwaltung“ und leistet einen wichtigen Beitrag für das Zusammenleben. Mit unserer Serie „Wir arbeiten für deine Stadt“ stellen wir euch einige dieser Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor.